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做好PPT让项目汇报事半功倍社工课 发布时间:2020-10-06 13:14 

  又是一年年底项目汇报总结时,每到这个时刻,无论是一线社工,还是项目负责人,都会为项目总结汇报焦头烂额。

  “亲,哪里有免费的PPT模板下载?”“汇报PPT内容应该怎么样排序?”“PPT怎样才能突出汇报的亮点?”2017年的时候笔者曾经针对如何总结项目成效发表过分享经验,随后收到了许多社工的私信,希望笔者针对项目汇报的PPT制作做一次分享。

  笔者认为,项目汇报往往与项目验收是同时进行的,优秀的项目汇报可带领项目在验收中获得更加高的分数。

  需要明确的是,项目汇报是不仅仅是针对项目所开展的内容进行总结,还需要从总结的基础上,秉轴持钧,配合PPT展示和现场演讲,突出成效。

  一般项目总结的内容:封面、项目背景、项目基本信息、项目人员架构、项目资金收支情况(建议在此列支简单的支出,具体的列支附上财务报表)、服务开展情况、自评小结、媒体报道、服务亮点、其他与项目相关的附件材料。

  此项需要根据合同或者协议书的要求进行准备,具体表现为纸质版的文书材料归档,如入户探访、个案、小组活动、社区活动、意见反馈表、会议记录、督导培训记录等。

  由于汇报时间有限,评委很难仔细阅读每一项资料,因此,项目汇报PPT的重点和要点的选择至关重要,将会直接影响到评委对项目的第一印象。

  一个好的项目汇报PPT是在项目总结报告和开展记录资料的基础上进行提炼的。汇报者以合适的排版、科学的逻辑、舒适的视觉效果、适当的时长、言简意赅的演讲把项目精髓传递给在座的听众。

  封面,目录,项目论述,总结,结束语,五大要素构成完整的汇报PPT排版。为了便利,许多人会喜欢上网搜集免费模板。

  然而,很多社工使用精美的模板后,现场汇报时会出现PPT不受遥控笔控制、自动跳转、视图切换太快或者太慢等现象,这都是因为模板通常有预先设定好的播放模式,按照原创作者设定好的指令执行。

  社工选择模板后避免直接使用,应预先演练,把不必要的动画、格式删除,按照自己的习惯修改播放模式,手动播放或自动播放,再添加项目汇报内容,从源头上阻止因不熟悉模板而发生PPT失控的现象。

  而对于模板的选择,有条件的机构建议统一汇报底板,各项目根据实际需要进行微调,可以大大提高汇报效率,避免踩雷。

  项目汇报的重点不是罗列数据,更不是简单的服务展示。汇报的内容需要遵循一定的逻辑顺序,把零散的服务内容用科学合理的逻辑串联,展示清晰的思路,突出服务框架,让在座的听众跟随着汇报者的思路产生思维的联结,这才是项目汇报的关键所在。

  科学合理的逻辑思维可采用理论知识为背景,如从个人-家庭-社区-社会,微观-中观-宏观,预防性-发展性-治疗性等知识点,结合项目开展的具体情况加以阐述。这点可参考过往文章“年度又评估,多维视角展示项目成效,评估加分必备!”

  舒适的视觉效果的意思是色调、字体、内容排版、图片摆放等综合展示出来的效果,使得观看者视觉上感觉舒适,达到吸引注意力的目的。

  (1)色调的选择,根据项目的特点选择不同的色调,如党建项目用红色为主色调,妇联项目使用粉色为主色调,青少年项目使用蓝色或绿色为主色调。

  在向购买方或第三方评估机构汇报时,PPT不适宜选择多色混搭,体现严谨性。

  (2)字体主要是针对正文内容,标题使用24字号为宜,正文内容使用18号为宜,表格内字体14字号为宜。

  当然,字号是可以根据实际内容和个人爱好进行调整的,无论采用哪种字号,笔者强烈建议PPT的全部字体均使用加粗格式,字体格式选择常用的黑体或宋体,颜色使用黑色、红色、深蓝色等对比强烈的颜色为宜,不建议使用灰色、米黄、浅绿等对比度较弱的颜色。

  (3)内容排版文字内容占据PPT页面的三分之一最为适宜,避免整页PPT都是冗长文字内容。最理想的排版是图文并茂,图片最好使用项目相关的图片,如服务对象的特写,或场面比较有代表性的服务图片。

  笔者总结了文字内容排版口诀:“有图加图,无图加表格,无表格突出重点文字。”内容排版建议使用关键字或标题式总结作为标题,辅以80字内的解释即可。

  (4)适当的时长和言简意赅的演讲。项目汇报的时间一般在5-10分钟以内进行,PPT的页数控制在10-15页左右为最佳,这就要求汇报者对汇报PPT的内容熟练掌握。

  汇报者演讲时言简意赅是关键,切忌照着PPT读,也不建议拓展太多内容,毕竟时间有限,过多客套线)

  制作PPT还有许多细节的东西需要学习,如背景太花遮住了部分文字,可以文本框进行填充,选择合适的颜色,调整透明度,即可达到既能看到背景,也能看清楚文字的双赢效果。又如,为了安全起见,PPT的格式保存使用大多数电脑软件能够读取的“.ppt”为后缀格式,少用“.pptx”后缀格式,避免发生PPT打不开或者格式错误的现象。

  再者,PPT播放的动画切换使用一种过渡动画为宜,时长选择快速为最佳,确保PPT有足够的页面切换时间。

  项目汇报PPT是服务成效展示的媒介,也是汇报者能力的一大体现。社工懂得扎根服务,更需要懂得如何把服务进行展示,做好汇报PPT,项目汇报效果将会事半功倍。

  如果想要进一步提升PPT的整体效果,可关注“WPS办公助手”、“PPT口袋动画”等相关公众号,边做边学,熟能生巧,让PPT成为我们工作的得力助手吧!

  声明:本文仅代表作者观点,不代表社工客平台立场。你为做PPT头疼吗?有什么小技巧想要分享?欢迎在留言区交流~



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